Новая реальность: восстановление дубликата трудовой книжки по данным персонифицированного учета
Трудовая книжка — основной
документ, подтверждающий стаж и профессиональную биографию гражданина. Ее
утрата всегда была серьезным стрессом, за которым следовал долгий процесс
восстановления записей. Однако с развитием цифровых технологий в Беларуси эта
процедура стала значительно проще и эффективнее.
Регламентирует данный вопрос
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная Постановлением
Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 №40. В
частности, пункт 69 этой инструкции предусматривает, что основанием для внесения записей
о периодах предыдущей работы при заполнении дубликата трудовой книжки является
информация прежних нанимателей, при этом информация о трудовой деятельности
работника за период, начиная с 1 января 2003 года, подтверждается информацией,
содержащейся в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица, открытом для
ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного
социального страхования.
Система персонифицированного
учета — это централизованная база данных, в которой аккумулируется информация о
каждом застрахованном лице. В нее поступают сведения о периодах работы и иной
деятельности, о работодателях, о сумме
выплат (дохода), учитываемых при назначении пенсий, пособий по временной
нетрудоспособности и по беременности и родам, обязательных страховых взносах.
Именно эта электронная база стала надежной альтернативой бумажным справкам.
Причем с недавнего времени указанные
сведения стали максимально полными, т.к., начиная с 1 июля 2021 года, в
соответствии с изменениями в законодательстве, работодатели обязаны
представлять в ФСЗН не просто общие сведения о стаже, а детализированную
информацию по каждому работнику. Это кардинально изменило ситуацию. С этого
времени в базу данных персонифицированного учета помимо периодов работы (приема
и увольнения) стали передаваться:
- точное наименование
должности служащего (профессии рабочего);
- сведения о структурном
подразделении (если оно указано в трудовом договоре);
- реквизиты приказов
(распоряжений) о приеме на работу, переводах и увольнении.
Таким образом, для периодов
работы после 1 июля 2021 года информация о трудовой деятельности, содержащейся
в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица, открытом для ведения
персонифицированного учета, становится практически полным цифровым аналогом
трудовой книжки и позволяет восстановить дубликат с точностью до каждой записи без
обращения к работодателю.
Действия работника при утрате
трудовой книжки:
1) Обращение
к последнему работодателю. В случае утраты трудовой
книжки самим работником ему необходимо обратиться к нанимателю (если работник
уволен, то к нанимателю по последнему месту работы в течение шести месяцев
после увольнения) с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки с
указанием причины отсутствия трудовой книжки.
Если трудовая
книжка была утрачена по вине нанимателя, то он принимает меры для получения
документов, подтверждающих периоды работы, службы, предшествующие приему на
работу к данному нанимателю.
В случае если уволенный работник потерял трудовую книжку по истечении
шести месяцев после увольнения, тогда наниматель выдает работнику не дубликат
трудовой книжки, а справку о периоде работы, службы работника, которая является
основанием для выдачи дубликата трудовой книжки по новому месту работы.
В случае
ликвидации нанимателя по последнему месту работы работника дубликат трудовой
книжки выдается нанимателем по новому месту работы независимо от срока,
прошедшего с даты увольнения при наличии подтвержденных сведений о ликвидации.
2) Запрос в ФСЗН. До
оформления дубликата трудовой книжки работодатель должен предварительно сделать
запрос в ФСЗН и получить информацию о трудовой деятельности работника, т. е. обо
всех местах его работы за период, начиная с 01.01.2003.
Данную информацию наниматель может
получить и посредством информационного ресурса "Личный кабинет
плательщика взносов", размещенного на корпоративном портале ФСЗН.
3) Заполнение дубликата. На основании полученной
информации из ФСЗН о трудовой деятельности работника кадровая служба заполняет
дубликат трудовой книжки:
- за периоды до июля 2021 года вносятся записи о периодах
работы, службы только после формирования запросов к прежним нанимателям о
получении детальной информации, необходимой для заполнения сведений о работе,
которая представляется ими не позднее пяти календарных дней со дня получения
запроса;
- за периоды после 1 июля 2021 года переносятся все
записи из информации ФСЗН в полном объеме, включая наименование должности
служащего, профессии рабочего, структурного подразделения и реквизиты приказов,
поэтому истребовать документы от предыдущих
нанимателей нет необходимости.
Явными преимуществами нового подхода при восстановлении
дубликата трудовой книжки являются:
- скорость и эффективность, т.к. отпадает необходимость
собирать справки с предыдущих мест работы,
- полнота и достоверность сведений. Для периода трудовой
деятельности работника с 1 июля 2021 года информация ФСЗН является
исчерпывающей и позволяет восстановить дубликат со 100 % точностью,
- простота для гражданина. Запрос сведений
перекладывается с работника на нанимателя и ФСЗН.
Внедрение с 1 июля 2021 года системы детального учета
информации о трудовой деятельности — это шаг вперед и яркий пример того, как
цифровизация государственных услуг реально помогает гражданам в осуществлении
их конституционных прав.
Сегодня можно быть уверенным, что профессиональный путь
работника не только зафиксирован, но и детально задокументирован в
государственной информационной системе ФСЗН.
